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Office Manager (m/w/d) (DE)
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Unser Kunde ist ein an der NASDAQ gelistetes Biotechnologie-Unternehmen mit Standorten in Jena und München. Der Fokus des Unternehmens liegt in der Entwicklung neuer Medikamente für die Behandlung entzündlicher Erkrankungen. Unseren Mandanten zeichnet ein exzellentes Team an hochmotivierten und sehr gut ausgebildeten Mitarbeitern aus, die großen Wert auf eine gute und erfolgreiche Zusammenarbeit im Team legen. Zur Verstärkung des Personalmanagements unseres Mandanten suchen wir zum nächstmöglichen Termin für den Standort Jena eine/n Office Manager (m/w/d) Ihre Aufgaben ·Unterstützung und Entlastung des Teams am Standort bei Jena im Tages- und Projektgeschäft ·Reisemanagement (Planung, Buchung, Abrechnung von Dienstreisen) ·Büroadministration und -organisation (Terminkoordination, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Organisation von Besprechungen, Unterstützung beim On-/Offboarding von Mitarbeitern) ·Betreuung der Telefonzentrale und des Empfangs ·Ansprechpartner für externe standortbezogene Dienstleister (Koordination dieser incl. Verwaltung von Verträgen, Durchführung von Preisverhandlungen, Anlage von Bestellungen) und der Hausverwaltung ·Unterstützung der IT (z.B. Verteilung von IT-Equipment, Arbeitsplatzeinrichtung für neue Mitarbeiter) ·Unterstützung der CEO-Assistentin in administrativen Angelegenheiten Ihre Qualifikationen ·Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung ·Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position ·Routinierter Umgang mit MS Office ·Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift ·Ausgeprägtes Organisationsgeschick, Serviceorientierung sowie eine Hands-on-Mentalität ·hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Loyalität ·Selbstständige, proaktive, strukturierte, lösungsorientierte und teamfähige Arbeitsweise mit hoher Zuverlässigkeit Für weitere Fragen steht Ihnen gerne Frau Lea Stolle unter der Rufnummer +49 441 21879-42 oder via E-Mail an lea.stolle@optares.de zur Verfügung.
- Unterstützung und Entlastung des Teams am Standort bei Jena im Tages- und Projektgeschäft
- Reisemanagement (Planung, Buchung, Abrechnung von Dienstreisen)
- Büroadministration und -organisation (Terminkoordination, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Organisation von Besprechungen, Unterstützung beim On-/Offboarding von Mitarbeitern)
- Betreuung der Telefonzentrale und des Empfangs
- Ansprechpartner für externe standortbezogene Dienstleister (Koordination dieser incl. Verwaltung von Verträgen, Durchführung von Preisverhandlungen, Anlage von Bestellungen) und der Hausverwaltung
- Unterstützung der IT (z.B. Verteilung von IT-Equipment, Arbeitsplatzeinrichtung für neue Mitarbeiter)
- Unterstützung der CEO-Assistentin in administrativen Angelegenheiten
Ihre Qualifikationen
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position
- Routinierter Umgang mit MS Office
- Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgeprägtes Organisationsgeschick, Serviceorientierung sowie eine Hands-on-Mentalität
- hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Loyalität
- Selbstständige, proaktive, strukturierte, lösungsorientierte und teamfähige Arbeitsweise mit hoher Zuverlässigkeit
Lea Stolle