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Coordinator StratOps (m/f/d) (DE)
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Unser Mandant zählt zu einem der innovativsten global agierenden BioPharma-Unternehmen weltweit mit einer klaren Mission: Die Erforschung, Entwicklung und die Bereitstellung von innovativen Medikamenten, die Patient:innen dabei helfen, schwere Erkrankungen zu überwinden. Er ist mehrfach als TOP Arbeitgeber ausgezeichnet worden. Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine engagierte Persönlichkeit als Coordinator StratOps (m/w/d) In Arbeitnehmerüberlassung / Teilzeit (30h/Woche) mit guter Übernahmechance Ihre Aufgaben ·Sie dienen als Hauptansprechpartner für das StratOps Leadership Team (und für ausgewählte Dotted-Line-Reports), berichten an den Head of StratOps und koordinieren laufende Prozesse für das Team ·Unterstützung des Head of StratOps in allen administrativen Belangen ·Sicherstellen, dass die internen Servicestandards bei der Koordination der Arbeit innerhalb und zwischen den Abteilungen eingehalten werden ·Unterstützung weiterer Manager (direkte Berichte und ausgewählte Dotted-Line-Reports) in enger Abstimmung mit dem Head of StratOps Die Aufgaben im Detail beinhalten: ·Verwaltung des Terminkalenders des Managers und ausgewählter direkter Mitarbeiter ·Prüfung und Bearbeitung eingehender Telefonanrufe und Postsendungen ·Organisation von Reisen und Logistik für den Manager und ausgewählte Direktunterstellte ·Koordination interner und externer Besprechungen und Workshops (z.B. StratOps Leadership Team Meetings, Business Review Meetings, Experten-Workshops, Besprechungen), Arrangieren von Reisen, Besprechungsarrangements, Besucherunterkünfte ·Ansprechpartner:in für internationale Gäste ·Koordination von Projekten und Teamveranstaltungen ·Bietet der StratOps-Abteilung und den Mitgliedern des Führungsteams Anleitung und Orientierung ·Sicherstellung der rechtzeitigen Zahlung (Kodierung, Genehmigung, Weiterleitung von Rechnungen) von Ausgaben ·Rechtzeitige Koordinierung des Verwaltungsbedarfs der Abteilungsmitglieder ·Organisation von Sitzungsräumen, einschließlich Logistik, Catering und Ausstattung ·Vorbereitung von Tagesordnungen, Erstellung und Vervollständigung von Protokollen für Besprechungen mit Führungskräften; Koordinierung der Verteilung und Weiterverfolgung von Aktionspunkten ·Beantwortet selbständig Routinekorrespondenz, bestimmt die beste Vorgehensweise und Präsentation bei der Vorbereitung und Formatierung von Korrespondenz, Memoranden, Berichten und Präsentationen ·Erleichterung eines effizienten funktionsübergreifenden Informationsflusses und der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen des Unternehmens ·Führen von Statistiken, Berichten und Aufträgen und Vorbereiten von Präsentationen ·Verantwortlich für das StratOps-Budget ·Sicherstellen, dass alle Maßnahmen im Einklang mit den SOPs, internen Prozessen und Richtlinien unseres Kunden stehen Ihre Qualifikationen ·Starke Identifikation mit den Werten unseres Kunden ·Erfahrung im Sekretariats-/Bürobereich und in der Assistenz der Geschäftsführung ·Erfahrung in der Koordinierung von Projekten ·Starke und durchsetzungsfähige Persönlichkeit mit der Fähigkeit, im Voraus zu denken und zu handeln ·Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten, Teamfähigkeit und die Bereitschaft, in einem Umfeld zu arbeiten, in dem Eigeninitiative und Verantwortlichkeit gegenüber dem Team gefordert sind ·Effiziente Kommunikation: ausgezeichnete zwischenmenschliche und schriftliche Fähigkeiten, Motivation und Flexibilität ·Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu bewältigen und Prioritäten zu setzen ·Erfahrung und Kenntnisse (Terminologie) im pharmazeutischen Bereich und im Umfeld des Gesundheitswesens ·Gute Kenntnisse der Prozesse in einem Pharmaunternehmen ·Umfassende Word-, PowerPoint- und Excel-Kenntnisse, bevorzugt: Datenbankkenntnisse ·Fähigkeit, komplexe Kommunikation zu führen und dauerhafte Arbeitsbeziehungen zu internen und externen Partnern aufzubauen ·Sie können sowohl im Team als auch selbstständig arbeiten ·Fließendes Englisch und die Fähigkeit, in einem internationalen Umfeld zu arbeiten ·Flexibilität, "Can Do-Einstellung" ·Pharmazeutische Grundlagen Das wird Ihnen geboten ·30 Tage Urlaub ·Vermögenswirksame Leistungen ·Überstundenregelung ·Weihnachts- und Urlaubsgeld ·Work-Life-Balance ·Arbeiten in einer modernen Arbeitsumgebung ·Eine schnelle und professionelle Einarbeitung sowie ·Persönliche Betreuung vom Beginn des Bewerbungsprozesses Für weitere Fragen steht Ihnen gerne Herr Stefan Boden unter der Rufnummer +49 441 21879-33 oder via E-Mail an stefan.boden@optares.de zur Verfügung.
- Sie dienen als Hauptansprechpartner für das StratOps Leadership Team (und für ausgewählte Dotted-Line-Reports), berichten an den Head of StratOps und koordinieren laufende Prozesse für das Team
- Unterstützung des Head of StratOps in allen administrativen Belangen
- Sicherstellen, dass die internen Servicestandards bei der Koordination der Arbeit innerhalb und zwischen den Abteilungen eingehalten werden
- Unterstützung weiterer Manager (direkte Berichte und ausgewählte Dotted-Line-Reports) in enger Abstimmung mit dem Head of StratOps
Die Aufgaben im Detail beinhalten:
- Verwaltung des Terminkalenders des Managers und ausgewählter direkter Mitarbeiter
- Prüfung und Bearbeitung eingehender Telefonanrufe und Postsendungen
- Organisation von Reisen und Logistik für den Manager und ausgewählte Direktunterstellte
- Koordination interner und externer Besprechungen und Workshops (z.B. StratOps Leadership Team Meetings, Business Review Meetings, Experten-Workshops, Besprechungen), Arrangieren von Reisen, Besprechungsarrangements, Besucherunterkünfte
- Ansprechpartner:in für internationale Gäste
- Koordination von Projekten und Teamveranstaltungen
- Bietet der StratOps-Abteilung und den Mitgliedern des Führungsteams Anleitung und Orientierung
- Sicherstellung der rechtzeitigen Zahlung (Kodierung, Genehmigung, Weiterleitung von Rechnungen) von Ausgaben
- Rechtzeitige Koordinierung des Verwaltungsbedarfs der Abteilungsmitglieder
- Organisation von Sitzungsräumen, einschließlich Logistik, Catering und Ausstattung
- Vorbereitung von Tagesordnungen, Erstellung und Vervollständigung von Protokollen für Besprechungen mit Führungskräften; Koordinierung der Verteilung und Weiterverfolgung von Aktionspunkten
- Beantwortet selbständig Routinekorrespondenz, bestimmt die beste Vorgehensweise und Präsentation bei der Vorbereitung und Formatierung von Korrespondenz, Memoranden, Berichten und Präsentationen
- Erleichterung eines effizienten funktionsübergreifenden Informationsflusses und der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen des Unternehmens
- Führen von Statistiken, Berichten und Aufträgen und Vorbereiten von Präsentationen
- Verantwortlich für das StratOps-Budget
- Sicherstellen, dass alle Maßnahmen im Einklang mit den SOPs, internen Prozessen und Richtlinien unseres Kunden stehen
Ihre Qualifikationen
- Starke Identifikation mit den Werten unseres Kunden
- Erfahrung im Sekretariats-/Bürobereich und in der Assistenz der Geschäftsführung
- Erfahrung in der Koordinierung von Projekten
- Starke und durchsetzungsfähige Persönlichkeit mit der Fähigkeit, im Voraus zu denken und zu handeln
- Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten, Teamfähigkeit und die Bereitschaft, in einem Umfeld zu arbeiten, in dem Eigeninitiative und Verantwortlichkeit gegenüber dem Team gefordert sind
- Effiziente Kommunikation: ausgezeichnete zwischenmenschliche und schriftliche Fähigkeiten, Motivation und Flexibilität
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu bewältigen und Prioritäten zu setzen
- Erfahrung und Kenntnisse (Terminologie) im pharmazeutischen Bereich und im Umfeld des Gesundheitswesens
- Gute Kenntnisse der Prozesse in einem Pharmaunternehmen
- Umfassende Word-, PowerPoint- und Excel-Kenntnisse, bevorzugt: Datenbankkenntnisse
- Fähigkeit, komplexe Kommunikation zu führen und dauerhafte Arbeitsbeziehungen zu internen und externen Partnern aufzubauen
- Sie können sowohl im Team als auch selbstständig arbeiten
- Fließendes Englisch und die Fähigkeit, in einem internationalen Umfeld zu arbeiten
- Flexibilität, "Can Do-Einstellung"
- Pharmazeutische Grundlagen
Das wird Ihnen geboten
- 30 Tage Urlaub
- Vermögenswirksame Leistungen
- Überstundenregelung
- Weihnachts- und Urlaubsgeld
- Work-Life-Balance
- Arbeiten in einer modernen Arbeitsumgebung
- Eine schnelle und professionelle Einarbeitung sowie
- Persönliche Betreuung vom Beginn des Bewerbungsprozesses
Bettina Cöppicus