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Office Manager (m/w/d) Facility Management (DE)

Rehsearch GmbH [4847]

Office Manager (m/w/d) Facility Management Ort/ Region: München  Für unseren Kunden aus der Immobiliendienstleistung im Raum München suchen wir im Rahmen einer Direktvermittlung Unterstützung an der Rezeption mit vollumfänglichen und vielfältigen operativen Aufgabenbereichen. Prämie für anwerben neuer Mitarbeiter | unbefristetes Arbeitsverhältnis | Mitarbeiterangebote- und Rabatte | Vermögenswirksame Leistungen | 30 Tage Urlaub | Gesundheitsvorsorge Ihre Aufgaben: Unterstützung der täglichen Betriebsabläufe durch umfassende organisatorische und administrative Tätigkeiten: ·Verantwortlich für die Erstellung, Abstimmung und Versendung von Rechnungen ·Überwachung offener Zahlungen und proaktive Abstimmung mit Kunden ·Durchführung von Margenberechnungen ·Einholen von Angeboten von verschiedenen Lieferanten ·Verwaltung, Anpassung und Überwachung von Bestellungen ·Prüfung und Zuordnung von Eingangsrechnungen ·Erstellung von monatlichen Managementberichten für interne Zwecke sowie Kunden ·Kontinuierliche Überwachung der erbrachten Leistungen und des Budgetstatus ·Erstellung von maßgeschneiderten Abfragen auf Anfrage des Account-Teams oder Kunden ·Bearbeitung und Zuweisung von Tickets in den betrieblichen Systemen ·Vorbereitung und Nachbereitung von Meetingunterlagen, einschließlich Erstellung von PowerPoint-Präsentationen, sowie Protokollierung der Meetings ·Organisation von Veranstaltungen, einschließlich Catering-Bestellungen ·Effiziente Koordination mit externen Dienstleistern ·Stellvertretende Führung in den Softservice-Bereichen Post, Versand und Empfang: oOrganisation von Urlaubs- und Krankheitsvertretungen oKoordination der Mitarbeiter und Serviceaktivitäten Ihr Profil: ·Erfahrung im Bereich Facility Management  ·Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse erforderlich ·abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Ausbildung/ Studium  ·Technisches Grundverständnis wünschenswert ·Idealerweise Erfahrung im Bereich Technisches Gebäudemanagement / Wartungsplanung / Überwachung CMMS Tool ·Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Kommunikationsfähigkeit ·Organisations- und Koordinationstalent ·Umsichtige und selbstständige Arbeitsweise  ·Sicherer Umgang mit MS-Office Sie finden sich in dieser Position wieder und möchten mit uns ins Gespräch kommen? Dann bewerben Sie sich direkt online oder per E-Mail unter: bewerbung.technik@rehsearch.de Tel.: 02336 / 42875-37. REHSEARCH ist eine spezialisierte Personalberatung für die Vermittlung von Fach- und Führungskräften. Wir vermitteln in den Bereichen IT, Ingenieurwesen und Pflegeführungskräfte in Festanstellung.



Office Manager (m/w/d) Facility Management

Ort/ Region: München 

Für unseren Kunden aus der Immobiliendienstleistung im Raum München suchen wir im Rahmen einer Direktvermittlung Unterstützung an der Rezeption mit vollumfänglichen und vielfältigen operativen Aufgabenbereichen.


Prämie für anwerben neuer Mitarbeiter | unbefristetes Arbeitsverhältnis | Mitarbeiterangebote- und Rabatte | Vermögenswirksame Leistungen | 30 Tage Urlaub | Gesundheitsvorsorge

Ihre Aufgaben:

Unterstützung der täglichen Betriebsabläufe durch umfassende organisatorische und administrative Tätigkeiten:
  • Verantwortlich für die Erstellung, Abstimmung und Versendung von Rechnungen
  • Überwachung offener Zahlungen und proaktive Abstimmung mit Kunden
  • Durchführung von Margenberechnungen
  • Einholen von Angeboten von verschiedenen Lieferanten
  • Verwaltung, Anpassung und Überwachung von Bestellungen
  • Prüfung und Zuordnung von Eingangsrechnungen
  • Erstellung von monatlichen Managementberichten für interne Zwecke sowie Kunden
  • Kontinuierliche Überwachung der erbrachten Leistungen und des Budgetstatus
  • Erstellung von maßgeschneiderten Abfragen auf Anfrage des Account-Teams oder Kunden
  • Bearbeitung und Zuweisung von Tickets in den betrieblichen Systemen
  • Vorbereitung und Nachbereitung von Meetingunterlagen, einschließlich Erstellung von PowerPoint-Präsentationen, sowie Protokollierung der Meetings
  • Organisation von Veranstaltungen, einschließlich Catering-Bestellungen
  • Effiziente Koordination mit externen Dienstleistern
  • Stellvertretende Führung in den Softservice-Bereichen Post, Versand und Empfang:
    • Organisation von Urlaubs- und Krankheitsvertretungen
    • Koordination der Mitarbeiter und Serviceaktivitäten

Ihr Profil:
  • Erfahrung im Bereich Facility Management 
  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse erforderlich
  • abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Ausbildung/ Studium 
  • Technisches Grundverständnis wünschenswert
  • Idealerweise Erfahrung im Bereich Technisches Gebäudemanagement / Wartungsplanung / Überwachung CMMS Tool
  • Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Kommunikationsfähigkeit
  • Organisations- und Koordinationstalent
  • Umsichtige und selbstständige Arbeitsweise 
  • Sicherer Umgang mit MS-Office


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map München, Deutschland date_range 10.01.2024 update Permanent
Direct contact

Nadine Al-Sabi

Personalberaterin kaufmännische Positionen
mail n.al-sabi@rehsearch.de
phone 0233642875 37


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