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Executive Projektmanager / PMO (m/w/d) – Groupware und DMS Start: 01.12.2023 Ende: 31.12.2027 Einsatzort: remote (70%), Bonn, Meckenheim, München, Berlin Leistungsbeschreibung: Projektmanagement/PMO-Leistungen in den Projekten „Groupware“ (Ablösung des bestehenden Groupwaresystem basierend auf Lotus Notes soll durch einen Plattformstandard auf Basis der Produkte Microsoft SharePoint, Microsoft Exchange, Cisco Jabber und Cisco WebEx) und „DMS“ (Implementierung, Betrieb und die Weiterentwicklung des Dokumentenmanagements) Aufgaben: Leistungen im Anforderungsmanagement: Koordination von dedizierten Entwicklungspaketen gem. dem bestehenden Anforderungsmanagement Prozess Verwaltung von neuen Anforderungen gem. Prozess Anforderungsmanagement. Auf-nahme der Anforderungen des Endkunden und Durchführung einer Erstbewertung zur Umsetzung (Machbarkeitsstudie) Analyse der Endkundenanforderungen. Gegebenenfalls Initiierung der Projekt- und oder Vertrag-Changes Reporting über den Stand der Anforderungen und Entwicklungspakete in Jira Leistungen im Changemanagement: Erfassung, Dokumentation und Nachverfolgung aller Änderungen bezüglich Projekt Scope, Time und Budget Analyse der Änderung und Ermittlung der Auswirkungen auf den Endkundenvertrag Bewertung der Realisierungsmöglichkeiten der veränderten Anforderung Bewertung der Auswirkungen der Änderung auf den Betrieb, Service und bereits vorhandene Funktionalitäten Risikobewertung der Änderungen/Changes Bewertung der Realisierungskosten; Bewertung der Auswirkungen auf die Timeline Erstellung von Entwürfen zu Entscheidungsvorlagen und Aktualisierung der Pro-jektdokumente zu der Änderung Reporting Leistungen im Risikomanagement: Fortlaufende selbständige Identifikation, Bewertung, Dokumentation und Nachverfolgung von Projektrisiken Durchführen von Risikoanalysen und Unterbreitung von Vorschlägen für Maßnahmen zur aktiven Risikosteuerung Dokumentation von Abhängigkeiten und Wechselwirkungen zwischen Risiken und der Mitigationsstrategien Entwickeln von möglichen Mitigationsstrategien für die aufgezeigten Risiken Reporting der Projektrisiken Qualitätssicherung der eingereichten Risiken auf Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit Leistungen betreffend die Projektadministration: Erstellung, Ablage und Pflege von Besprechungsverläufen in MS Office Protokollierung von Terminen und Workshops Pflege und Nachhaltung einer offenen Punkte Liste Erstellung, Bearbeitung von Projektpräsentationen sowie Projektstatusberichten Durchführung und Dokumentation der Lessons-Learned und Retrospektiven Erstellung von Unterseiten von SharePoint für Projektablagen Erstellung einer Ablage-Struktur Prüfung der Jira Tickets auf Vollständigkeit der Dokumentation Leistungen bzgl. Reporting und Controlling: Erstellung von Statusberichtpräsentationen nach Projektvorgabe in MS Office Dokumentation von Meilensteinen, Arbeitsergebnissen und Entwicklungspaketen gem. Projektplanung Erstellen von Makros zur automatisierten Erstellung von Reports Erstellen von Makros zur Weiterverarbeitung von MS Project-Daten Aufbereitung und Analyse von Kennzahlen zur Feststellung des Mittelverbrauches Schulungsleistungen (Erstellung und Pflege von Ressourcenbasierten Projektplänen) : Regelmäßige Prüfung der Anmeldungen auf SharePoint Erstellung von Projektplanvorlagen und Handlungsempfehlungen für den Umgang mit MS Project Professional Dokumentation, Pflege und Publizierung der „best practices“ im Wiki Anpassung des Schulungsplanes/Konzeptes bei neuen Versionen und Funktionalitäten Durchführung der Schulungen (MS Project, Microsoft Project-Web-App, agile Planung im Zusammenspiel mit JIRA) Leistungen zur Erstellung der Projektpläne, Fortschrittsüberwachung und Durchführung notwendiger Anpassungen: Erstellung der Projektpläne unter Anwendung eines Planungstools basierend auf Microsoft Project Enterprise Server Die anzuwendenden Planungsmethoden sind sowohl Wasserfall-Modell als auch Iterative Planung (Phasenplanung); Übertragung der Aktivitäten in den Projektplan und Detaillierung derselben Darstellung der zeitlichen Abfolge der Aktivitäten ebenso die Abhängigkeiten und wechsel-seitige Beziehungen und die Meilensteine Berechnung des kritischen Pfads Abgleichung der Ressourcenauslastung mit dem Ressourcenbedarf des Projektplans Erstellen von Fortschrittberichten (Fertigstellungswertanalyse) Durchführung von Anpassungen und Überarbeitungen der Projektpläne Fortschreibung/Dokumentation von Störungen und Abhängigkeiten auf der Projektablage (SharePoint); Durchführung von Vergleichen des Fortschritts und der Earned Value (Fertigstellungswert) mit den Planwerten Qualifikationsanforderungen: 1. aktive Nutzung von MS Office (Excel, Power Point, Project, Word) (mind. 5 Jahre) 2. aktive Nutzung von MS SharePoint und/oder JIRA/Confluence (mind. 5 Jahre) 3. Projekterfahrung in agilen Methoden (mind. 5 Jahre) oder eine der folgenden Zertifizierungen: PMI (Disciplined Agile Coach (DAC), Disciplined Agile Value Stream Consultant (DAVSC), Disciplined Agile Senior Scrum Master (DASSM), PMI Agile Certified Practitioner (PMI-ACP)) Scrum.org (Professional Agile Leadership™- Evidence-Based Management™(PAL-EBM), Professional Agile Leadership™(PAL I), Professional Scrum Product Owner™III (PSPO III), Professional Scrum Master™III (PSM III), Professional Scrum Product Owner™II (PSPO II), Professional Scrum Master™II (PSM II), Professional Scrum Product Owner™I (PSPO I), Professional Scrum Master™I (PSM I)) IPMA (IPMA® Level A – Certified Agile Organisational leader, IPMA® Level B – Certified Senior Agile Leader, IPMA® Level C – Certified Agile Leader 4. ITIL Foundation Zertifikat 5. Projektmanagement Zertifikat. Akzeptierte Zertifikate sind von PMI, IPMA IPMA® Level A – Certified Project Director IPMA® Level B – Certified Senior Project Manager IPMA® Level C – Certified Project Manager Portfolio Management Professional (PfMP®) Program Management Professional (PgMP®) Project Management Professional (PMP®) Erfahrungsanforderungen: Planung und Steuerung von mindestens zwei Projekten oder Programmen mit Projektbudget von jeweils >= 5 Mio. € als ver-antwortliche(r) ProjektleiterIn Erfahrung in Planung und Steuerung von Projekten o-der Programmen als verantwortliche(r) ProjektleiterIn (mind. 5 Jahre) Wünschenswert: Schulungserfahrung in Erstellung und Pflege von Ressourcenbasierten Projektplänen auf Basis von Microsoft Enterprise Project Server und Project Professional Client, ab Version 2016 (mind. 2 Jahre)